老闆叫你評估要不要導入 ChatGPT，最不該先花時間的是比較功能和價格。最該先做的，是記錄自己兩週的工作時間，找出三件重複、耗時、又不涉及機密的事拿去試。評估報告要回答的不是「要不要」，而是「先試哪三件、試多久、怎麼算成功」。

八月第一個週六下課後，有個學員留下來。她叫小芸，在高雄一家四十人的冷凍水產加工廠當行政，進公司第三年。那之前兩週，老闆在 LINE 丟給她一則新聞連結，下面只有一句：「你評估一下我們要不要用這個。」

她花了三個晚上，整理出一張表：各方案每月多少錢、能不能上傳檔案、有沒有手機 App、能處理多長的文件。表格做得很漂亮。

「老師，我做完這張表，還是不知道要跟老闆說要還是不要。」

我看那張表大概十秒，就把筆電闔起來。老實講表不差，是方向錯了。這張表回答的是「這工具長什麼樣子」，老闆真正想知道的是「花這筆錢，公司哪裡會不一樣」。後面那題，哪個官網都答不出來，只有她自己的工作日誌答得出來。

先看自己，再看工具

易經有一卦叫觀卦，六個爻講六種「看」。最底下那爻叫「童觀」，像小孩子看熱鬧，看到的都是表面。往上到第三爻，變成「觀我生，進退」，意思是回頭看清楚自己的狀況，再決定往前還是往後。

小芸那三個晚上，就停在童觀。看展示影片、看功能清單、看網路上別人分享多好用。這不怪她，大部分人第一次被叫去評估 AI 工具，都是從這裡開始。

我請她換個順序：先觀我生。接下來兩週，不要再看任何工具介紹。

兩週工作日誌怎麼記

方法很土。一張 Excel，四欄：日期、做了什麼事、花幾分鐘、這件事有沒有碰到客戶或配方資料。每天下班前花五分鐘補。

小芸記了十個工作天，總共 71 筆。她自己加總完嚇了一跳，最花時間的三件事是：

三件加起來每週 12.5 小時，差不多是她一週工時的三成。她說她一直以為自己最忙的是接電話。

接著我請她把這 71 筆紀錄的客戶名稱拿掉，貼進 ChatGPT，下這段指令：

「我是一家 40 人食品加工廠的行政。以下是我兩週的工作紀錄。請幫我把每一項分成三類：A. 可以讓 AI 先打草稿、我再修改的；B. 需要人判斷、AI 只能幫忙整理資料的；C. 涉及客戶、價格或配方，不應該貼進 AI 的。每一類列出項目和每週花費時間。不要給導入建議。」

最後那句「不要給導入建議」是我特別加的。這一步只做分類，要不要的判斷留給人。

分類跑出來，她改了四筆。其中報價單翻譯被歸在 A，但她說單價那一欄不能貼。這就對了。她比任何工具都清楚自己公司哪裡敏感，這種判斷本來就該在她手上。

評估報告只要一頁

小芸原本打算寫五頁。我請她砍到一頁，只放六件事：先試哪三件工作和各自每週時數；試用期多長，她訂兩週；怎麼算成功，她訂的是三件事總時數降到每週 8 小時以下，而且業務和品管主管看過覺得能用；什麼資料絕對不貼，客戶名稱、單價、配方比例、員工個資；誰負責，她自己加業務課一位同事；最後是每月費用上限，還有試用期用公司帳號還是個人帳號。

資料那條和帳號那條，是最多人漏掉的。老闆不懂技術沒關係，但他一定會問「資料會不會跑出去」。你先寫好，他就不用問。各家服務的資料使用條款都有公開說明，花半小時讀完，把跟你們有關的兩三行抄進報告，比寫一整頁功能介紹有用得多。

「要不要」本來就是個難回答的問題

我這幾年陪中小企業主做決策，常用易經卦牌幫老闆把問題問清楚。有件事反覆出現：問「要不要」的人，拿到答案也不會安心。「要」之後還有一百個問題，「不要」之後又怕錯過。

所以起卦前，我都會請對方先把問題改寫。「我要不要擴廠」改成「如果明年擴廠，我最擔心哪件事先出狀況」。問題一改，看卦的角度整個不同。

企業 AI 導入的評估也一樣。「要不要導入 ChatGPT」這題太大，大到誰都只能憑感覺回答。改成「拿這三件事試兩週，時數有沒有降下來」，就變成一個可以驗證的問題。兩週後手上有數字，結論自己會浮出來。

上週小芸傳訊息給我。試用兩週，日文翻譯從每週 6 小時降到大概 2.5 小時，會議記錄也省了一點。可是品管週報幾乎沒省，因為主管的語音口述太跳，她還是得從頭聽一遍再整理。

她有點失望。我倒覺得這結果很好。一件明顯有效、一件普通、一件沒效，這才是老闆能拿來做決定的東西。三件都說很有效的評估報告，我反而不太敢信。

她說老闆看完那一頁，只問了一句：「品管那個，是人的問題還是工具的問題？」

這一題，就留給下一個兩週去看了。