五個人的公司,買一個 ChatGPT 帳號共用,一年省下大概兩萬四台幣。這是很多小老闆算完之後決定共用的理由。但我上個月陪一家做進口紅酒的貿易商處理過一次麻煩,問題不是省不省錢,是那個共用帳號的對話紀錄裡,同時躺著業務跟客戶的報價往來、會計問的稅務問題,還有老闆娘私下拿去問的一段家務事。五個人的秘密,全擠在同一個瀏覽器分頁裡。
那天下午我坐在他們五坪的辦公室,老闆先開口:「老師,我們就五個人,一個帳號輪流用不行嗎?省事。」我沒有直接回他行不行,我反問他一句:「你們五個人,平常會共用同一個 LINE 帳號嗎?」他愣了一下,說當然不會,那多亂。我說,對,ChatGPT 帳號的道理跟這個一樣,只是你看不到那個亂。
共用一個帳號,你以為省的是錢,其實賠的是界線
我先講技術面的事實,不帶立場。共用帳號有三件事你必須知道。
第一,對話記憶會互相污染。現在的 ChatGPT 有記憶功能,它會記住這個帳號常聊什麼、用什麼語氣。你的業務整天用它寫促銷文案,你的會計偶爾拿去問財報格式,兩種需求塞在同一個記憶池裡,它給你的回答會愈來愈四不像。我實際看過那家貿易商的帳號,問它「幫我整理這份客戶名單」,它自動幫忙加了一堆行銷話術,因為它「以為」這個帳號是做行銷的。
第二,你分不清是誰做了什麼。上個月他們就出過一次事。有一份寄給客戶的報價,金額被 AI 潤稿時改動了一個數字,事後要追是誰那次操作的,查不到,因為五個人共用一個登入。沒有分帳號,就沒有責任的邊界。
第三,同時登入會被系統踢。ChatGPT 一個帳號同時多人登入,常常互相把對方擠下線,尤其忙的時候五個人一起要用,那個體驗會讓你更想砸電腦。
那到底該怎麼買,我給你一個實際的分法
我不會跟你說「每個人都買一個 Plus」,那是顧問最偷懶的答案。我陪過的中小企業數位轉型案子裡,五個人的規模,我通常這樣拆:
先分「誰是高頻使用者」。五個人裡面,通常真正每天都要用 AI 的,大概兩到三個,常常是老闆自己、一個負責文案或企劃的、一個處理雜事最多的助理。這幾個人,一人一個付費帳號,用他自己的公司信箱開,錢花得值得。
剩下偶爾才用一次的人,先用免費版。免費版現在夠他們問問翻譯、查個資料、整理一段會議記錄。等他用到覺得卡了、每天都在等額度,再幫他升級,那時候你也確定這錢花得不冤枉。
如果你想要統一管理、統一開發票、資料不被拿去訓練,那就是 ChatGPT 的商業版方案(Team/企業版),它本來就是為公司設計的,每個成員一個席位,老闆從後台管誰能用、誰離職就收回。五個人的公司要不要一步跳到商業版,我的判斷標準很簡單:你們有沒有真的會貼「不能外流」的資料進去。有,就該上;只是寫寫貼文、查查資料,那還不急。
這件事,其實是易經在講的「名分」
我知道把易經扯進買帳號這種瑣事,聽起來有點硬。但我做企業諮詢這些年,愈來愈覺得工具的問題,底層都是秩序的問題。
易經裡有個卦叫「家人」,講的是一家人各安其位、內外有分,家才會順。共用一個 AI 帳號的公司,問題從來不是那兩萬四,是「權責不分」。誰的資料、誰的操作、誰該負責,全糊在一起。你省下的帳號費,遲早會用一次追不到的錯誤、一次外流的名單、一次同時被踢下線的火大,連本帶利還回來。
名分定了,事才好辦。這句話兩千年前就寫在那裡,只是現在它換了個場景,變成你後台那五個席位。
那家貿易商後來怎麼做?老闆、企劃、一個核心助理,三個付費;兩個偶爾用的業務,先留免費版。多花的錢一個月不到一千五。三個月後老闆傳訊息給我,說最有感的不是 AI 變聰明,是「我終於知道每份東西是誰經手的了」。