「你先別急著關電腦,先跟我說,你貼進去的名單有哪幾欄?」
上個月,台中一家做工業泵浦的貿易商,業務助理小葉禮拜二下午打電話給老闆,聲音在抖。她把一份客戶名單貼進 ChatGPT,想請它整理成拜訪順序表。名單裡有業主全名、公司統編、手機,備註欄還寫著「這家去年欠款兩期,老闆娘管帳」。她貼完才想到:這些東西,是不是跑到某個看不見的地方去了。
老闆隔天來找我,第一句話是:「我們是不是慘了?」
我先講結論,因為這是最多人搞錯的地方。你把客戶資料貼進 ChatGPT,它不會立刻把你的名單轉手丟給下一個問問題的人。所以「隔壁老王會不會馬上看到我的客戶電話」這種擔心,通常不會發生。但這不等於安全。真正的風險是另外兩件,多數人根本沒想到。
風險不在「被別人看到」,在你不知道它存去哪
第一件:預設情況下,個人版的對話內容可能被用來改善模型。白話說,你貼進去的字,有機會變成訓練材料的一部分。不是明天就外流,而是它離開了你的公司,進到一個你管不到的地方。對一般閒聊沒差,但客戶的統編、欠款紀錄、老闆娘管帳這種話,一旦離開,你就再也收不回來。
第二件:你自己的帳號被盜,或員工用私人帳號在公司電腦登入。這種洩漏跟 AI 無關,是帳號管理的問題,但結果一樣。客戶資料留在某個私人帳號綁的 ChatGPT 歷史紀錄裡,那個員工哪天離職了,資料還在他手機上。
三個今天就能做的動作
我當天教小葉的,不是「以後都不要用」,而是怎麼用得安全。企業 AI 導入卡關,十次有八次卡在這裡:老闆一聽到風險就全面禁止,結果員工偷偷用,反而更失控。
- 先關「拿你的對話去訓練」。個人版打開設定,找 Data controls(資料控制),把「用於改善模型」關掉。或是每次要貼敏感內容前,開一個 Temporary Chat(臨時對話),那次的內容不會進紀錄。
- 貼之前先去識別化。這步最重要,也最沒人做。把姓名換成 A 客戶、B 客戶,統編和電話整欄刪掉,只留你真正需要 AI 幫你處理的東西。小葉要的是「拜訪順序」,那她只需要地址跟拜訪目的,客戶姓名跟欠款紀錄根本不用貼進去。你要 AI 排順序,不是要它記住你客戶欠幾期。
- 公司真的要常態用,就別用個人版。走 Team 或 Enterprise 方案,或是接 API,這兩條路的預設就是你的資料不進訓練。差在一個月幾百塊,買的是「資料不離開你能管的範圍」。
這其實是一個「界線」的問題
我後來跟那位老闆聊,他問我一句很實在的話:「那到底什麼能貼、什麼不能貼,有沒有一條線?」
這問題讓我想到易經的節卦。節就是節制、是關節、是竹子一節一節中間那道界。卦辭講「節,亨。苦節,不可貞」。意思是有節制是好事,但把節制搞到很痛苦、什麼都不准,反而走不下去。這跟企業導入 AI 的處境幾乎一模一樣。
全面禁止用 ChatGPT,是苦節,員工照樣偷用;完全不設限,是無節,遲早出事。真正要做的是把那道「關節」畫清楚:哪些資料是竹節內側、絕對不出門(客戶個資、財務、未公開合約),哪些是節外、可以放心處理(公開資訊、去識別化後的內容、你自己寫的草稿)。
畫這條線不是 IT 部門的事,是老闆的事。因為只有你知道哪份名單一旦外流會要命。我請那家公司做的第一件事,不是買軟體,是花一個下午,把公司資料分成紅、黃、綠三類貼在牆上。紅色的,連截圖都不准貼進任何 AI。這張表做完,員工反而敢用了,因為他們終於知道界線在哪。
小葉那份名單後來怎麼處理?我請她把那次對話刪掉,帳號改密碼,然後重做一份:只留地址跟拜訪目的,客戶代號 A 到 M。她重跑一次,三分鐘排好順序表,乾乾淨淨。老闆在旁邊看完說了一句:「原來不是不能用,是要會用。」
就這樣。工具沒有錯,錯的是我們懶得畫那條線。