上週四，一個做進出口報關的老闆娘丟了一段 43 分鐘的會議錄音給我。她們公司每週三固定開業務會，會後她要把錄音聽完、打成逐字稿、再抓出誰欠誰什麼事。光這一件，她一個人每週吃掉快三個小時。她問我：Gemini 能不能幫我只抓重點，不要整篇逐字稿？
能。而且比你想的簡單。但我先講一句你大概不愛聽的話：多數人抓不到重點，不是工具的問題，是你從頭到尾沒跟它講「重點」對你來說長什麼樣。
這件事讓我想到我教企業主用易經問卦時，最常提醒的一句話：你怎麼問，決定你怎麼看答案。你把一段逐字稿丟給 AI，只寫「幫我抓重點」，它當然只能給你一段又平又空的摘要，因為連你自己都沒定義什麼叫重點。是誰答應要交什麼？是哪個數字被推翻了？還是老闆臨時改的那個方向？這三種「重點」差很遠。
先搞清楚：你要的重點，是「決定」還是「情報」
我陪那位老闆娘做的第一件事，不是打開任何工具，是先問她：這份會議紀錄，做完之後誰會看、看了要幹嘛？
她想了一下說，主要是她自己隔週追進度，還有給沒到場的老闆看。好，那答案就出來了。她要的根本不是「摘要」，是兩張清單：一張是「這次會上做了哪些決定」，一張是「誰在什麼時候之前要交什麼」。至於誰講了三分鐘的場面話、誰岔題聊到週末去哪玩，那些對她一點用都沒有，全部可以丟掉。
這一步在易經裡叫做「立象」，你要先把問題的形狀立起來，答案才有地方落。跳過這一步，直接抽卦、直接丟逐字稿，出來的東西一定是霧的。
三步驟，把 43 分鐘壓成一頁
我把做法拆成三步，你照著做就行。這也是我平常做 Gemini 教學時最常從這個題目切入的原因，因為它幾乎每個上班族都會遇到，而且改善立竿見影。
第一步，餵料。如果你手上是錄音檔，直接把音檔上傳，讓它先幫你轉文字；如果已經有逐字稿，整段貼進去就好。不用自己先花時間潤稿,原始的、有口誤有贅字的逐字稿反而好,因為資訊最完整。
第二步，也是最關鍵的一步，給它一個抽取框架，不要只寫「抓重點」。你可以直接複製這段 prompt 進去改：
`這是一段公司內部會議的逐字稿。請幫我抽出三張表格：（1）本次會議做出的決定，每條註明是誰拍板的；（2）待辦事項，欄位包含「負責人／要做什麼／期限」，期限逐字稿沒講就寫「未定」；（3）尚未解決、需下次會議再談的爭議點。與這三項無關的閒聊、寒暄、離題內容一律略過。用繁體中文，表格輸出。`
第三步，追問。第一版出來你一定會發現有漏，這很正常。這時候不要重打整份 prompt，直接接著跟它講：「第 12 分鐘附近老闆有提到要重談報價，這條漏了，補進待辦。」它會就地補。你追問的次數越多，它越懂你這家公司在乎什麼。
那位老闆娘第一次跑完，43 分鐘的會議濃縮成半頁：四個決定、七條待辦、兩個懸而未決。她原本要花一小時，那天前後不到十分鐘。
我踩過、也看學員踩過的坑
第一個坑：貪心，一次要它做太多。有人 prompt 裡塞了「順便幫我分析每個人的發言態度、預測專案風險、寫一封給客戶的信」。結果每一項都做得半吊子。抓重點就抓重點，一個 prompt 幹一件事。
第二個坑：不給它範圍，它就自己編。逐字稿裡沒講期限，有些人的 AI 會很貼心地「幫你補一個合理的期限」,這在會議紀錄裡是災難。所以我上面那段 prompt 特別寫死一句：沒講就寫未定。這句別刪。
第三個坑，也是最隱形的一個：你把抓重點整件事外包給工具，卻不再自己聽會。我不是要你回去手打逐字稿，我是說,那份濃縮出來的清單，你至少要眼睛掃過一遍、確認它抓的決定跟你現場的體感一致。工具負責把 43 分鐘的雜訊過濾成一頁，判斷這一頁對不對，還是你的事。
這就是我一直跟企業主講的：AI 幫你把答案算出來，易經幫你把問題問清楚，但最後拍板的那隻手，永遠是你自己的。逐字稿這種小事也一樣。它幫你省下的不是一小時，是那一小時裡你本來會累到不想思考的腦力。省下來，拿去想真正該想的事。