上週二一位做工業濾網批發的會計，把一份 1,340 列的出貨表傳給 Gemini，請它「幫我整理成乾淨的格式」，回來的表只剩 1,180 列。她沒數，差點拿那份去對帳。
這件事我想先講，因為「Gemini 能不能幫我整理亂 Excel」這個問題的答案是：能，而且比多數人想的能做更多。但如果你問的方式跟她一樣，它會做出一份看起來很乾淨、其實少了 160 列的表，而你不會知道。
那份表長什麼樣子。公司在桃園，做工業用濾網的進口批發，九個人。出貨表是三任會計接力傳下來的，每個人有自己的習慣。日期一欄裡混了三種寫法：2026/3/5、3月5日、還有 Excel 自己轉成數字的 46086。品名跟數量塞在同一格，「HEPA 濾芯 x12」這種。客戶名稱有時候用全名，有時候用簡稱，同一家公司出現了四個版本。表頭用了合併儲存格，底下還有幾列是「備註：這批退貨」直接插在資料中間。
她說她每個月底花一個下午手動清，清完才能做請款。我看她清的方式，就是一格一格改。
它看得懂，但你要先讓它說出它看到什麼
我請她把檔案重新上傳一次，但這次不要叫它整理。第一個 prompt 只有一句：
「這張表有哪些格式不一致的地方？請列出來，先不要動資料。」
它回了八點。前面幾點跟我肉眼看到的一樣，日期、合併儲存格、品名數量混在一起。第六點我沒注意到：有 23 列的客戶名稱前面有一個全形空白，排序的時候會跑到最前面。第七點：有兩列的金額欄是文字格式，加總的時候會被跳過。
這一步的意思是，先確認它跟你看到同一張表。亂表的「亂」有很多種，你以為它會處理的那種，可能根本不是它偵測到的那種。她那份少了 160 列的表，就是因為它把「備註」列判定成雜訊，順手把備註下面幾列也當成雜訊砍掉了。它沒有惡意，它只是在猜你要什麼。
這跟我做易經卦牌諮詢時最常跟老闆講的那句話是同一件事。蒙卦的卦辭說「初筮告，再三瀆，瀆則不告」。第一次問，問清楚，會有答案；問得含糊，一次又一次重問，答案就越來越不能用。問 AI 整理 Excel 也是，「幫我整理」四個字，它只能用猜的。
第二步，你要的樣子，用一列範例講
確認問題清單之後，第二個 prompt 才講目標。我請她不要用形容詞描述「乾淨」是什麼，而是直接打一列她想要的樣子：
「目標格式：每列一筆出貨，欄位固定為 日期(YYYY-MM-DD)、客戶全名、品名、數量(數字)、單價、金額(數字)。範例：2026-03-05 | 永昌科技股份有限公司 | HEPA 濾芯 | 12 | 850 | 10200。客戶簡稱請對照我另外給的對照表。備註列請移到最後一欄，不要刪除任何一列。」
最後那句「不要刪除任何一列」是重點。我請她加上去的時候她愣了一下，說這不是廢話嗎。不是。你不講，它會替你判斷哪些是廢話。
然後還有第三個 prompt，我認為這一步才是真正省時間的地方。
讓它給你規則或公式，不是給你整張表
1,340 列的表，讓 Gemini 直接吐一張新表回來，風險就是漏列、改錯一兩個數字、而你不可能逐列對。我請她改成問：
「請不要輸出整張表。請給我可以貼回 Excel 的做法：日期統一的公式、拆開品名跟數量的公式、客戶簡稱對照用的 VLOOKUP 寫法，以及處理步驟的順序。」
它給了四條公式跟一個七步驟的順序。她照做，中間卡在拆品名的公式，因為有些品名裡本來就有 x（像「3x3 濾棉」），她把那個狀況貼回去問，它改了一版用「最後一個 x」當切分點。
全程大概 50 分鐘，包含她貼公式貼錯兩次。她原本每個月清一個下午。
而且公式留在那個 Excel 裡，下個月新資料進來，同樣的公式往下拉就好。這是她自己講的，不是我。
有一點我要老實講。她月底做請款前還是會抽查，隨機挑 20 列對原始出貨單。這個習慣我請她不要停。AI 幫你清表，不代表你可以不看。
有次我在另一家公司看到一個相反的例子。業務助理把 Gemini 整理好的客戶表直接拿去寄 EDM，有 40 幾家公司的名稱被「統一」成了錯的那個版本，因為對照表裡本來就有一筆是打錯的。工具很誠實地把錯誤一致化了。
亂 Excel 的問題從來都不只是格式。格式亂，通常是因為流程裡沒有人決定過「正確的樣子是什麼」。三任會計各做各的，不是她們的錯，是沒人定過。你拿去給 Gemini 整理之前，被迫要先寫出那一列範例，那一刻你才第一次真的決定了。
表清乾淨了，決定也一起做完了。這大概是我覺得這種事值得教的真正原因。