上週四早上十點半，一家記帳士事務所的所長把筆電轉過來給我看。螢幕上是一封他請 Gemini 潤過稿的催款信，收件人是他服務九年的老客戶。信寫得不錯，客氣、有期限、沒有火藥味。
問題在他貼進去的那段原文。裡面有客戶的統編、上一期未繳的 47 萬，還有他自己隨手打的一句「該公司三月有過一次跳票」。
他問：「這樣會不會有事？」
我沒有直接回答，反問他一件事：這段字如果原封不動出現在同業的群組裡，你會不會有事。
他停了兩秒，說：「那我就完蛋了。」
那就是答案。我後來把這個叫做群組測試，教給每一個問我同樣問題的老闆。它不精確，但夠用，而且三秒鐘就能做完。
先把兩件事分開
很多人在這題上卡住，是因為把兩種完全不同的情況混在一起談。
第一種是你主動複製一段文字，貼進對話框，請它幫你改寫。這時候是你把資料送出去的。
第二種是你在信箱側邊欄按下那個按鈕，請它幫你摘要這封信、草擬回覆。這時候你沒有貼任何東西，是你授權它去讀你信箱裡本來就存在的內容。
這兩件事的風險長得不一樣。第二種的資料本來就在伺服器上，你的信本來就存在那裡，開不開側邊欄都一樣。真正多出來的風險是權限：誰在用這台電腦、這個帳號有沒有共用、離職的同事帳號停用了沒有。
第一種才是多數人該擔心的。因為貼進去的東西常常不在你信箱裡，而是從 Excel、從 LINE 對話、從客戶傳來的 PDF 抄過來的。你把原本分散在三個地方的資料，親手整成一段話送出去。
我陪跑企業 AI 導入這幾年，看到的外洩事故，幾乎沒有一件是模型自己把資料講出去的。都是人貼錯地方、帳號沒收回、或者截圖傳到錯的群組。
三條線，跨過去就別貼
我給客戶的規則只有三條，貼在他們辦公室白板上，字很大。
第一條：能指向特定一個人的，不貼。身分證字號、手機、住址、病歷、個人薪資、銀行帳號。名字加職稱還好，名字加薪資就不行。
第二條：合約裡寫了保密的，不貼。未公開的報價、供應商成本、客戶名單、還沒簽的合作條件。這條最容易破功，因為報價單幾乎天天在寫。
第三條：公司內部還沒定案的，不貼。人事異動、要不要收掉哪條產線、跟誰在談併購。沒定案的事一旦以文字形式離開你的電腦，就不完全是你的了。
這三條之外，其實大部分的商務往來信件都可以放心給它寫。約時間、確認規格、道歉、婉拒、催進度、寫開場白。這些信佔掉多數人一天信箱的七成以上，而且寫起來最耗心神。
真正好用的那招：骨架先寫，資料後填
記帳士事務所那位所長，後來改成這樣做。
他不貼真實數字，改貼一個框架：